Оптимизация складских запасов

Значительная часть средств торговой, как и производственной, организации сконцентрирована в складских запасах, что определяет необходимость эффективного управления складом. Отсутствие оптимального управления этим направлением оборачивается снижением рентабельности бизнеса и увеличением финансовых затрат.

Необходима оптимизация!

Среди причин, которые являются основанием для оптимизации управления складскими запасами можно назвать следующие:

• - большой и растущий ассортимент продукции
• - частое обновление ассортимента
• - недостаточное количество квалифицированного персонала либо напротив, его избыток;
• - снижение прибыли, во время кризиса в самой компании или в экономике всей страны, как это недавно происходило — это заставляет минимизировать затраты практически во всех сегментах бизнеса и, в частности, оптимизировать складскую деятельность;
• - меняется собственник или руководитель предприятия, который заинтересован в прозрачности бизнес-процессов и оптимальной их организации;
• - начало работы предприятия с зарубежными партнёрами, что требует организации бизнеса международным стандартам качества и другие причины.

Факторы оптимизации

Общий алгортим проведения оптимизации включает в себя сбор данных, их обработку, разработку модели или нескольких моделей оптимизации и внедрение решений на основе выбранной модели.

Ключевой задачей оптимизации складских запасов является достижение такого минимального объёма запасов, которого хватало бы на постоянное обеспечение непрерывности продаж или производства. Оптимизация, таким образом, является поиском компромисса между противоречивыми, на первый взгляд, требованиями: минимальным объёмом запасов и обеспечение, по сути, не ограниченного во времени процесса производства или продаж.

Сложная задача оптимизации не решается в один этап. Для её проведения нужно провести ряд последовательных операций. Прежде всего, необхоимо провести качественный анализ работы склада и выявить проблемные участки, которые в значительной степени снижают эффективность управления складскими запасами. Это может быть недостаточная компетентность персонала, искажённая либо слишком медленная передача информации между отделами склада, непродуманное расположение товаров на стеллажах, неудобный режим работы и так далее.

Как правило, если оптимизация задумана впервые, то все аспекты деятельности склада организованы неоптимально и нуждаются в коррекции. Точно выявить проблемные зоны можно с помощью наблюдения за складскими процессами и дополнительно уточнив особенности у работников склада, сознавая, при этом, что некоторые сотрудники могут быть вовсе не заинтересованы в оптимизации работы склада.

Важным фактором оптимизации управления складскими запасами является правильная пространственная организация. Известно, что если складское помещение организовано неправильно, то до 80% комплектования заказа может занимать время на перемещение товаров по складу.

Не менее важным является рациональная практика хранения товаров на складе по их востребованности, то есть по скорости их использования — чем чаще товар попадает в комплектацию, тем ближе он должен быть к зоне комплектации и наиболее доступен. В этом направлении также нужно уделить внимание воможности одновременной комплектации нескольких заказов и организации необходимого минимального запаса товаров на случай непредвиденных сбоев в поставках товаров на склад.

Система размещения товаров не является однократно созданной и стабильной. На неё влияет рыночная коньюнктура, изменения спроса и предложения, сезонные факторы, пики востребованности и спада. В соответствии с этими и другими факторами необходимо пересматривать места расположения товаров на складе для быстрооборачивающихся товаров каждую неделю, а также каждый месяц, каждый квартал, либо какой-то другой срок, в зависимости от профиля склада.

Значительно оптимизирует управление складскими запасами использование специального складского оборудования для размещения, комплектации, погрузки и транспортировки товаров внутри склада, при этом, хотя первоначальные затраты на оборудование и его последующее постоянное модернизирование могут быть велики, но специальное оборудование значительно ускоряет все внутрискладские процессы и в конечном итоге достаточно быстро окупается.

Особую значимость в направлении оптимизации имеет внедрение программ комплексной автоматизации склада, которое позволяет упорядочить и рационализировать все функции управления складскими запасами наиболее оптимально. Известно, что крупные предприятия тратят на автоматизацию различных бизнес-процессов до 12% своего оборота. В автоматизированную систему вносятся многочисленные параметры: номенклатурные данные, сроки поставки товаров, и ряд других значений, что позволяет существенное облегчить складские процессы и получить такие сведения: статистическую информацию по каждой товарной позиции и по группам позиций за требуемый период, с разбивкой по количеству продаж, закупок, неудовлетворенного спроса, складского остатка и т. д.; результаты прогнозов продаж на будущий отчетный период; информация по товарам на настоящий момент с учётом складских нормативов, особенностей хранения, сроков поставки товарных позиций и т. д.; результаты аналитических расчётов по объёмам и срокам закупок по любому из товаров и групп товаров; и многое другое.

Оптимизация управления складскими запасами также сопровождается такими операциями, как внесение изменений в договоры с поставщиками; проведение с ними сверки заказанных товаров и сроков поставки; проведение инвентаризации складских запасов. В плане отоношений с клиентами, для более быстрого оборота товаров, проводятся распродажи неликвидных или малоликвидных, медленно реализуемых товаров со склада.

Результаты

Эффект от применения оптимизации управления складскими запасами составляет до 25% улучшение показателей работы склада. Оптимизация позволяет: увеличить экономию расходов на организацию доставки и хранения товаров; рационализировать распределение складских запасов благодаря, с одной стороны, снижению затоваривания, а с другой, восполнения нехватки товаров на складах; уменьшить складские площади и аренду на их обслуживание или аренду; высвободить средства, вложенные в малорентабельный товар; в конечном итоге, получить дополнительную прибыль за счёт увеличения оборачиваемости товарных запасов.

Особенно значимые результаты приносит внедрение комплексной информационной системы, в частности, складские запасы могут быть сокращены до 35% и больше; скорость оборота товаров может быть увеличена более, чем до 60%; накладные расходы снижаются до 30%; задержки в оформлении заказов снижаются на 10%-20%; производительность труда на складе увеличивается от 10% до 30%; автоматизация обеспечивает точное планирование и учёт товаров, без избытка и недостатка тех или иных товаров; формируется оптимальное распределение складских запасов, минимизируются суммы кредитов, высвобождаются денежные ресурсы, унифицируется процесс принятия решений, снижается возможность злоупотреблений со стороны сотрудников.